Zu jeder Kundenmail:
Antwort fertig, Auftrag vorbereitet.
Der Assistent liest euer Postfach mit, schlägt in euren Systemen nach und bereitet alles vor: den Antwortentwurf in Outlook und die Aufgabe, die an der Mail hängt, vom Auftrag bis zum Rückruf. Euer Team prüft und gibt frei. Abgetippt wird nichts mehr.
Menuboard und Tischaufsteller?
Entwurf liegt bereitBestellung KW 44 (PDF)
Auftrag vorbereitetMenuboard und Tischaufsteller?
Hallo zusammen, könnt ihr uns ein Menuboard und ein paar Tischaufsteller schicken? Kostet das was? Grüße, Lena
Hi Lena, Menuboard und Tischaufsteller sind für euch kostenlos. Schick uns kurz die Seriennummer eures Geräts, dann packen wir alles zusammen. Viele Grüße aus dem Innendienst
Kommt euch das bekannt vor?
Im Innendienst läuft fast jede Mail gleich ab: lesen, in zwei oder drei Programmen nachschlagen, antworten. Die Zeit geht ins Suchen und Abtippen, kaum ins Antworten.
Für vier Sätze drei Programme öffnen
Kunde, letzte Bestellung, Preis, Lieferzeit. Bevor die Antwort stehen kann, sind CRM, Warenwirtschaft und Preisliste offen.
Alles von Hand abtippen
Bestellungen aus dem PDF, neue Lieferadressen, Reklamationen, Rückrufbitten. Was in der Mail steht, überträgt jemand von Hand in ein anderes Programm.
Viele Mails brauchen gar keine Antwort
Paketdienst-Meldungen, Werbung, Kopien unter Kollegen. Im Support-Postfach von Kukki waren es fast drei von vier. Geöffnet werden sie trotzdem alle.
Das Wissen steckt in wenigen Köpfen
Wer welchen Preis bekommt und was beim letzten Mal zugesagt wurde, weiß oft nur eine Person. Ist sie krank oder im Urlaub, wird es eng.
Unterbrechungen am Tag durch Mails, Chats und Meetings, im Schnitt alle zwei Minuten.
Microsoft Work Trend Index, Juni 2025KI im Postfach. Auf eure Abläufe gebaut.
Wir ersetzen weder Outlook noch eure anderen Programme. Der Assistent verbindet sie und erledigt die Vorarbeit, die heute an jeder Mail hängt. Eingerichtet wird er auf eure Postfächer, eure Systeme und euer Firmenwissen.
Jede Mail öffnen, um zu sehen, ob etwas zu tun ist.
An jeder Mail hängt eine Markierung: „Entwurf liegt bereit“ oder „kein Handlungsbedarf“.
Werbung, Newsletter und Systemmails sortiert eine Vorstufe ohne KI aus. Euer Team sieht auf einen Blick, wo etwas zu tun ist.
Nachschlagen und die Antwort von null schreiben.
Der Entwurf liegt fertig im Vorgang. Prüfen, anpassen, senden.
Im Ton eurer Firma und mit der Anrede, die der Kunde gewohnt ist. Daneben eine Notiz, was nachgeschlagen wurde und woher jede Aussage kommt.
Was in der Mail steht, von Hand ins System übertragen.
Die Aufgabe ist vorbereitet: Auftrag, Kundenkonto, Ticket oder Termin. Ein Klick, kurz prüfen, freigeben.
Der Assistent liest Mailtext, PDFs und eingescannte Faxe und füllt alles vor, was eure Tools brauchen. Angelegt wird erst, wenn jemand aus eurem Team freigibt.
Anrufnotiz vom Telefonservice, dann den Anrufer im System suchen.
Der Rückruf ist vorbereitet, bevor ihr zum Hörer greift.
In der Notiz steht, wer angerufen hat, welcher Kunde das ist, was im System steht und ein Vorschlag fürs Gespräch.
Was der Assistent nicht belegen kann, markiert er mit „PRÜFEN“. Er rät keinen Preis und keine Lieferzeit.
Nichts mehr abtippen.
Nur noch freigeben.
An vielen Mails hängt eine Aufgabe in einem anderen Programm. Der Assistent bereitet sie vor, euer Team gibt sie mit einem Klick frei.
Ein Großmarkt bestellt per Mail sechs Sorten, die Bestellung hängt als PDF an. Der Assistent liest das PDF, findet die Firma im CRM und merkt, dass es in der Warenwirtschaft noch kein Kundenkonto gibt. Neben seinem Antwortentwurf liegt eine Notiz:
- Kundenkonto prüfen, die Firma ist im System unter diesem Namen nicht zu finden.
- Das gewünschte Lieferdatum liegt nur vier Tage nach Bestelleingang, bitte mit der Logistik klären.
- Der Auftrag ist vorbereitet, alle sechs Positionen mit Menge und Listenpreis. Ein Klick öffnet die Freigabe.
- Mail mit Anhang „Bestellung.pdf“
6 Positionen erkannt
- Kundenkonto prüfenLieferdatum in 4 Tagen
- 1 Klick
Die Antwort ist fertig, die Aufgabe ist vorbereitet, und ein Mensch entscheidet nur noch, was ein Mensch entscheiden muss.
Kukki: live in 6 Wochen.
„Bei uns kommen Bestellungen per Mail, als PDF und sogar noch per Fax rein. Heute liegt zu jeder Kundenmail ein Entwurf in Outlook, und neue Aufträge sind vorbereitet, bevor jemand sie abtippen müsste. Abgeschickt wird trotzdem von uns, das war uns wichtig.“
Saif Rudi · Founder, Kukki Cocktails
Ausgangslage: fast 20.000 Mails im Bestellpostfach, alle von Hand abgearbeitet. Bestellungen per Mail, PDF und Fax wurden abgetippt.
statt abtippen: Bestellungen aus Mail, PDF und Fax liegen als Auftrag vorbereitet. Angelegt wird erst nach Freigabe.
bis der Antwortentwurf in Outlook liegt. Der Assistent schaut alle 5 Minuten ins Postfach.
Mails brauchen keine Antwort. Der Assistent sortiert sie aus, bevor eine KI sie liest.
Und Microsoft Copilot?
Copilot formuliert Antworten in Outlook gut. Euer CRM, eure Warenwirtschaft, eure Preislisten und eure Regeln kennt es erst, wenn jemand sie anschließt. Wer nur Antworten formulieren will, ist mit Copilot gut bedient. Soll vorher nachgeschlagen und danach im System angelegt werden, braucht es diese Anbindung.
Aus jeder Mail wird eine fertige Aufgabe.
In dem Tool, wo sie hingehört.
Die Warenwirtschaft ist nur ein Beispiel. Der Assistent arbeitet mit allem, was eine Schnittstelle hat: CRM, Shop, Ticketsystem, Buchhaltung, Ablage. Viele Tools bringen den Anschluss für KI schon mit (MCP). Für den Rest bauen wir ihn, so wie bei Kukki für weclapp und Pipedrive.
Eine Auswahl. Angebunden wird, was eine Schnittstelle hat.
Das sind Aufgaben, die nicht mehr von Menschen erledigt werden müssen.
Datenschutz: Was ihr bei KI im Postfach beachten müsst.
- Hosting in der EU. Der Assistent läuft auf Servern in Deutschland.
- Freie Modellwahl. Ihr entscheidet, welches KI-Modell arbeitet, auf Wunsch auch Modelle, die in Deutschland gehostet werden.
- Nur die Rechte, die er braucht: lesen, Entwürfe anlegen, markieren. Ein Recht zum Senden bekommt er gar nicht.
- Werbung, Newsletter und Systemmails sortiert eine Vorstufe ohne KI aus. Sie gehen nie an ein Sprachmodell.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für jede Verarbeitung. bastify liefert den Vertrag mit.
- Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis und Information der Mitarbeitenden. Gibt es bei euch einen Betriebsrat, ist er bei der Einführung zu beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Den AVV und die Dokumentation fürs Verarbeitungsverzeichnis liefern wir mit.
In 3 Schritten zum Assistenten im Postfach.
Erstgespräch
15 Minuten, kostenlos. Ihr erzählt, welche Mails bei euch Zeit kosten.
Einrichtung ab 250 €
Wir binden eure Postfächer und Systeme an, sammeln mit euch das Firmenwissen und testen mit echten Mails aus eurem Postfach, bevor der Assistent mitläuft.
Betrieb unter 50 € im Monat
Der Assistent läuft, wir betreuen ihn und arbeiten eure Rückmeldungen ein.
Einrichtung ab 250 €, laufender Betrieb unter 50 € im Monat. Was ihr mitbringt: Outlook mit Microsoft 365, Zugang zu Postfächern und Systemen und eine Person, die das Firmenwissen liefert.
Häufige Fragen zum Mail-Assistenten
Euer Innendienst hat Besseres zu tun.
Lasst uns rausfinden, was.
15 Minuten. Kostenlos. Unverbindlich.
Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026